القاعدة السابعة : الإفصاح والشفافية بشكل دقيق وفي الوقت المناسب
آليات وخصائص الإفصاح
إن الإفصاح والشفافية من أهم المبادئ في حوكمة الشركات، وتهدف الشركة من خلال إفصاحاتها إلى التأكد من أن مساهميها وغيرهم من أصحاب المصالح على فهم ودراية بطبيعة عمليات الشركة والتوجه المستقبلي وغيرها من التطورات والمعلومات الجوهرية الناتجة عن عملياتها اليومية.
تندرج سياسة الإفصاح في الشركة ضمن إطار الحوكمة ويتمثل الغرض من هذه السياسة في تعزيز قدرة الشركة على الالتزام بالقواعد والقوانين والتعليمات الصادرة عن هيئة أسواق المال والجهات الرقابية الأخرى ذات الصلة، وتهدف إلى تحديد الأدوار والمسؤوليات للأطراف الرئيسية في عملية الإفصاح والمسؤولين عن تقديم البيانات الواجب الإفصاح عنها لإدارة الحوكمة والالتزام، ومساعدتهم على تحديد طبيعة ومستوى التفاصيل.
تندرج سياسة الإفصاح في الشركة ضمن إطار الحوكمة ويتمثل الغرض من هذه السياسة في تعزيز قدرة الشركة على الالتزام بالقواعد والقوانين والتعليمات الصادرة عن هيئة أسواق المال والجهات الرقابية الأخرى ذات الصلة، وتهدف إلى تحديد الأدوار والمسؤوليات للأطراف الرئيسية في عملية الإفصاح والمسؤولين عن تقديم البيانات الواجب الإفصاح عنها لإدارة الحوكمة والالتزام، ومساعدتهم على تحديد طبيعة ومستوى التفاصيل.
تحدد سياسة الإفصاح بالشركة أساليب الإفصاح عن المعلومات والبيانات المالية وغير المالية التي تتعلق بالوضع المالي للشركة والأداء والملكية من خلال وسائل الإفصاح الملائمة، بما يساعد أصحاب المصالح على الاطلاع على وضع الشركة بشكل متكامل.
تلتزم الشركة بتقديم إفصاحات دقيقة وواقعية لكافة المعلومات الجوهرية الخاصة بأعمالها مع تحري العدالة والمساواة في إتاحة حق الوصول إلى تلك المعلومات. يقوم مجلس الإدارة بمتابعة عملية الإفصاح والتواصل مع أصحاب المصالح داخل وخارج الشركة والتأكد من أن كافة إفصاحات الشركة عادلة وشاملة وتتسم بالشفافية والوضوح والدقة وتتم في الوقت المناسب مع التأكد من أنها تعكس طبيعة ومدى أهمية ودرجة المخاطر الكامنة في أنشطة وأعمال الشركة.
تتولى إدارة الحوكمة والالتزام مسؤوليّة الإشراف على عملية الإفصاح عن المعلومات وفقا لمتطلبات هيئة أسواق المال لضمان الالتزام الكامل من قبل الشركة بالتعليمات والقوانين المعمول بها. وبناء عليه، تعمل إدارة الالتزام على تقديم أي إيضاحات أو مشورة تتعلق بمتطلبات الإفصاح لهيئة أسواق المال. وتعد إدارة الحوكمة والالتزام الجهة المسؤولة عن التواصل مع والرد على استفسارات هيئة أسواق المال والجهات الرقابية ذات الصلة.
موجز عن تطبيق متطلبات سجل إفصاحات أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية
تلتزم الشركة بإعداد سجل يتضمن جميع إفصاحات أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية وتلتزم الشركة بتعديل هذا السجل حسب الإفصاحات التي ترد إليها، ويجوز لأي شخص الاطلاع على هذا السجل أثناء ساعات العمل الرسمية دون أي رسم أو مقابل، كما يجب على الشركة أن تلتزم بتحديث بيانات هذا السجل بشكل دوري بما يعكس حقيقة أوضاع الأطراف ذات العلاقة.
كما تحتفظ الشركة بسجل خاص يتضمن الإفصاحات والإخطارات الخاصة بالأشخاص المطلعين، وقد تم الاحتفاظ بالمعلومات الجوهرية والإفصاحات ضمن المكتبة الإلكترونية الداخلية التي تسهل عمل الإدارات المعنية وتنظم المعلومات بشكل يضمن توفر المعلومات للأشخاص المعنيين في الوقت المناسب.
ويحتوي الموقع الرسمي للشركة على سجل يتضمن جميع إفصاحات الشركة للسوق التي تعود إلى أكثر من تسع سنوات سابقة.
علاقات المستثمرين
تتضمن إدارة علاقات المستثمرين كفاءات وخبرات متعددة مما يضمن سهولة التواصل مع المساهمين والمستثمرين المحتملين والمحللين ووسائل الإعلام بشكل مستمر، وقام المجلس باعتماد سياسة لتنظيم التعامل والتواصل مع المساهمين والمستثمرين لضمان الامتثال لجميع
المتطلبات القانونية والرقابية، وأهم مبادئ هذه السياسة هي: حماية حقوق المساهمين، التواصل مع المساهمين، والإفصاحات الصادرة للمساهمين، يتم إتاحة المعلومات الهامة للمساهمين من خلال وسائل الإفصاح المناسبة مثل التقارير الدورية، التقرير السنوي، الموقع الإلكتروني للشركة، موقع بورصة الكويت، الاتصال الربع سنوي مع المحللين والمؤتمرات ذات الصلة بعلاقات المستثمرين وغيرها.
الأهداف الرئيسية لإدارة علاقات المستثمرين :
- إنشاء قنوات تواصل متسقة وموثوقة مع المستثمرين التزاماً باللوائح والقوانين ذات الصلة بما في ذلك تلك الصادرة عن هيئة أسواق المال وقانون الشركات التجارية في دولة الكويت.
- تعزيز مكانة الشركة في السوق وجذب المساهمين والاستثمارات للشركة.
- إنشاء صلة بين الإدارة التنفيذية والمجتمع المالي بهدف تعزيز علاقة الإدارة التنفيذية بالمحللين وأصحاب المصالح.
- تقديم المعلومات المالية وغير المالية المتعلقة بالشركة إلى مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية والمساهمين والمحللين.
البنيـة الأساسيـة لتكنولوجيـا المعلومـات وعمليـات الإفصـاح:
- يتضمن موقع الشركة الإلكتروني جميع إفصاحات الشركة للسوق والتي تعود إلى ما يزيد عن 9 سنوات. كما يتضمن الموقع أهم المعلومات عن النتائج والتقارير المالية الدورية، بالإضافة إلى آراء المحللين وغيرها من الحقائق والمؤشرات.
- يحتوي الموقع الإلكتروني على معلومات مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية وميثاق العمل للشركة بالإضافة إلى لمحة عن أهم المبادئ والسياسات التي ترتكز إليها عمليات الشركة.
- يتم مخاطبة هيئة أسواق المال عن طريق البريد الإلكتروني (بالإضافة إلى البريد) لتوفير المعلومات المطلوبة والإفصاحات.
- تحرص الشركة على اتباع نظام الإفصاح الآلي من خلال موقع شركة بورصة الكويت والذي يتم عن طريقه تحديث بياناتها وإعلاناتها.
- تتضمن الشبكة الداخلية للشركة مكتبة إلكترونية تحتوي على جميع التفاصيل والمعلومات والتي يتاح الدخول إليها بطريقة سهلة في أي وقت في حال توفر معلومات الدخول للموظفين المعنيين.